El Rol del SQA: Haciendo aliados en los diferentes niveles
El rol de SQA (Software Quality Assurance/Advisor) no es sencillo, sobre todo desde el punto de vista organizacional. En ocasiones el SQA es sub-valorado por las organizaciones, ya que se observa como un personaje externo al proyecto, no confiable y que no aporta valor a la organización, incluso para aquellas donde se han establecido prácticas de calidad y mejora de procesos.
Esta visión resta importancia y respeto al papel que este rol desempeña, por lo cual es importante reivindicarlo para que pueda mostrar sus bondades al resto de la organización y la revisión de aseguramiento de calidad se convierta en algo que nos brinda un valor agregado más que una pesadilla que no nos deje conciliar el sueño en la noche.
Cambiando el paradigma
Para lograr una reivindicación adecuada del SQA, es necesario contestar las siguientes preguntas: ¿Quién es un SQA?, ¿cuáles son las actividades que realiza?, y ¿para qué las realiza?
Contestando a las preguntas iniciaremos diciendo que un SQA es el rol en una organización que se encarga de revisar y auditar los productos y actividades para verificar que éstos cumplen con los procesos aplicables al proyecto y los estándares establecidos. De esta manera proporciona a la gerencia la visibilidad del estatus en que se encuentran los procesos y los productos de los diferentes proyectos. Sin embargo, las actividades del SQA no se limitan a realizar auditorías y revisiones. Una de las principales tareas de los individuos que son SQA’s es la de proporcionar guía y asesoría a los miembros de los equipos de trabajo sobre el uso y aplicación de los procesos descritos en la organización, al nivel de sus proyectos. Así pues, podemos decir que el SQA realiza principalmente las actividades de: auditar-revisar a los proyectos y asesorar sobre el uso o aplicabilidad de los procesos.
Haciendo aliados
Es fundamental que los diferentes grupos de la organización visualicen el valor que el grupo de SQA puede brindar, no sólo en el cumplimiento de los objetivos de calidad, sino en las labores cotidianas de cada uno de ellos.
A continuación se muestran algunas sugerencias de lo que el grupo de SQA puede realizar para obtener el apoyo y la cooperación de los diferentes grupos en la Organización.
Figura 1. El SQA y su interacción con otros grupos
Ingenieros de Software
• Asesorarlos en sus funciones con respecto a la calidad, por ejemplo: cómo poner bajo configuración sus documentos o programas, realizar respaldos, reportar sus avances en la herramienta de planeación, guiarlos en las revisiones entre colegas.
• Ayudarles a visualizar metas cortas y a su nivel, tal como registrar los tiempos de corrección de defectos, registrar el tiempo real de ejecución de las tareas asignadas.
• Mostrarles cómo los procesos les ayudan a hacer mejor su trabajo.
Responsables de proyecto
• Asesorarlos en aspectos relacionados con su proyecto, guiándolos en la manera en cómo aplicar algún proceso a su proyecto, asesorarlos en el llenado de formatos nuevos o bien en el registro de datos o información requerida, registro de estimaciones, lecciones aprendidas.
• Recompensar sus esfuerzos, dándoles visibilidad. Esto es, comentar con los niveles superiores, cuando sea posible, cuáles son los puntos en los cuales se han destacado. De igual manera, proponer las buenas prácticas que utilicen en sus proyectos para que otros proyectos de la organización se beneficien de utilizarlas.
• Señalar las desviaciones y aplaudir los logros. Registrar los logros en los reportes de revisión, de la misma manera en que se registras las desviaciones o hallazgos.
• Entrenar para mejorar la calidad. Los responsables de proyecto, requieren que se les ayude a visualizar de manera sencilla, cuáles son los aspectos que deben cuidar en su trabajo diario para mejorar la calidad de sus proyectos. De esta manera, los estaremos enseñando a pescar y no estaremos pescando por ellos.
• Escuchar y escalar sus sugerencias de mejora. Es muy importante este punto, pues con ello, los responsables de proyecto realmente se sentirán parte del proceso de mejora continua. Nadie mejor que ellos, quienes son los que llevan a la práctica los procesos, para sugerir mejoras a los mismos. El SQA debe escuchar atentamente sus sugerencias de mejora y escalarlas a los niveles superiores, así como al grupo responsable del programa de mejora (SEPG).
• Mostrándoles cómo los procesos les ayudan a hacer mejor su trabajo. Hacerles ver de manera práctica los beneficios que se obtienen al seguir los procesos.
Gerencia media
• Mantenerlos informados sobre estado de los proyectos a su cargo.
• Asesorarlos en las funciones que corresponden a su nivel y realizar las revisiones que les correspondan de acuerdo a los procesos definidos por la Organización. De igual manera se debe dar seguimiento directo con ellos, a las acciones preventivas/ correctivas, derivadas de una revisión de SQA y de las que sean responsables.
• Proporcionarles visibilidad sobre los problemas comunes de aseguramiento de calidad en sus áreas y/o de otras áreas de la organización. De esta manera se pueden evitar problemas, buscar soluciones conjuntas o cooperar con otras áreas para buscar una solución común.
• Sugerir mejoras a prácticas administrativas y de ingeniería de software en sus proyectos.
Alta gerencia
• Vigilar el apego a procesos, procedimientos, estándares y políticas definidos en la organización.
• Escalar problemas que deban ser atendidos a este nivel. No sobre-informar a la alta gerencia con problemas que pueden ser resueltos en otros niveles, pero es importante que este nivel esté informado de manera oportuna de los asuntos urgentes relacionados con la calidad que afecten los objetivos y metas del negocio.
• Reportar resultados de las diferentes áreas. De esta manera, se les brinda un panorama general sobre el estado de la implantación / ejecución del programa de mejora.
• Brindar visibilidad sobre la calidad de los productos. Este es un indicador clave que es requerido para la toma de decisiones estratégicas.
• Mantener informado sobre la operación del negocio y el apego a los procesos. Con esto se pueden tomar decisiones para prevenir o contener posibles riesgos que pudieran surgir.
Grupo de mejora de procesos (SEPG)
• Proveer visibilidad con respecto a la implantación de procesos al grupo de mejora. Con ello se obtendrá la retroalimentación necesaria que requiere el SEPG para continuar con el impulso del programa de mejora.
• Proporcionando retroalimentación sobre prácticas de ingeniería de software y administración de los proyectos. Esta actividad constituye una entrada fundamental para la realización y mantenimiento del plan de mejora y el establecimiento de objetivos del programa de mejora.
• Proponer la adopción de mejores prácticas. Con ello se va fortaleciendo el capital intelectual de la Organización.
• Evaluando la implantación de procesos. Así como el SEPG es fundamental en la definición de los mismos, el grupo de SQA es clave para evaluar la implantación y aceptación de éstos.
• Revisando las actividades del SEPG. Se garantiza la objetividad de las actividades del programa de mejora.
• El SQA puede sugerir mejoras a los procesos definidos, con base en su experiencia a través de las revisiones a los proyectos.
Como puede verse, identificando actividades sencillas y prácticas que ayuden a mejorar las relaciones del grupo de SQA con el resto de los roles de la organización, se ayuda a crear un ambiente de sinergia que mejore su credibilidad, reivindique su función y coadyuve a mejorar la productividad de los equipos y la calidad de su trabajo y los productos generados. Es mil veces mejor tener un aliado que mil enemigos.
